Automatisierung: selbst bauen, Software kaufen oder Berater? Die Make-vs-Buy-Entscheidung

Die meisten Automatisierungsprojekte im Mittelstand scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern an einer Entscheidung, die viel zu früh und auf Basis der falschen Zahlen getroffen wird: selbst bauen, fertige Software kaufen oder einen Berater holen?

Alle drei Wege haben ihren Moment. Aber die Frage "Make or Buy" lässt sich seriös erst beantworten, wenn zwei Dinge feststehen: Sie wissen, welchen Prozess Sie anfassen, und Sie wissen, was dieser Prozess Sie in Euro kostet. Genau das ist die Aufgabe der O-Phase in der FLOW-Methode. Dieser Artikel liefert die Entscheidungslogik dahinter — keinen Tool-gegen-Tool-Vergleich, sondern die Schwellen, an denen sich Bauen, Kaufen und Beauftragen wirklich trennen.

Erst die Reihenfolge, dann die Entscheidung

Die FLOW-Methode ist eine Schleife mit vier Schritten pro Prozess: Find (den teuersten Engpass finden), Lay bare (ihn in Euro beziffern), Optimize (aufräumen, dann genau einen Hebel wählen) und Wire & Watch (umsetzen und erneut messen).

Make-vs-Buy ist eine reine O-Phase-Frage. Und in der O-Phase gilt ein eisernes Prinzip: Erst aufräumen, dann Software kaufen. Wer diese Reihenfolge umdreht, automatisiert sein Chaos — nur schneller und teurer.

Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Der typische Ablauf im Mittelstand sieht so aus: Jemand sieht ein Tool auf einer Messe, der Vertrieb ist gut, das Budget ist da. Sechs Wochen später läuft eine Software, die einen Prozess abbildet, den vorher nie jemand sauber definiert hat. Das Ergebnis ist teurer Stillstand mit Hochglanz-Oberfläche.

Bevor Sie also irgendetwas kaufen oder bauen, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Engpass steht fest. Genau ein Prozess, nicht fünf. Das ist das Prinzip "ein Engpass pro Zyklus".
2. Der Engpass ist in Euro beziffert. Sie kennen die jährlichen Kosten des Ist-Zustands — sonst können Sie keine Investition rechtfertigen. Das ist das Prinzip: Wenn du es nicht in Euro sagen kannst, fass es nicht an.

Sind beide Punkte offen, ist jede Make-vs-Buy-Diskussion verfrüht. Dann gehören Sie zurück in die F- und L-Phase. Wie Sie den Engpass beziffern, zeigt der FLOW-Prozesskosten-Analyzer.

Die drei Wege ehrlich nebeneinander

Bevor wir rechnen, drei nüchterne Definitionen — was die Optionen wirklich bedeuten, nicht wie sie verkauft werden.

Selbst bauen (Make)

Sie bauen die Automatisierung mit eigenen Mitteln: No-Code/Low-Code-Plattformen, eigene Skripte, interne Entwickler. Sie besitzen die Logik vollständig und können jederzeit anpassen. Der Preis dafür: Sie tragen Wartung, Updates und Wissen — und damit ein Personenrisiko. Geht der eine, der es gebaut hat, geht oft das Verständnis mit.

Fertige Software kaufen (Buy)

Sie mieten eine Standardlösung, die Ihren Prozess weitgehend abbildet. Setup ist schnell, der Anbieter wartet und entwickelt weiter, Support ist da. Der Preis: Sie passen sich der Software an, nicht umgekehrt. Bei Sonderfällen stoßen Sie an Grenzen, und die laufenden Lizenzen skalieren mit Nutzern oder Volumen — manchmal unangenehm.

Berater beauftragen

Der Berater ist kein vierter Weg, sondern ein Beschleuniger für die beiden anderen — und in aller Regel einmalig. Sinnvoll, wenn Ihnen intern das Wissen fehlt, um den Engpass sauber zu beziffern, oder wenn eine Migration einmalig komplex ist. Gefährlich wird es, wenn am Ende eine Blackbox steht, die niemand intern warten kann. Dann haben Sie nur ein Volumen-Problem gegen ein Abhängigkeits-Problem getauscht.

Die drei Größen, die wirklich entscheiden

Vergessen Sie Bauchgefühl und Anbieter-Charme. Die Make-vs-Buy-Entscheidung hängt an drei messbaren Größen.

1. Standardisierungsgrad

Wie individuell ist Ihr Prozess wirklich?

• Hoch standardisiert (Lohnbuchhaltung, Newsletter-Versand, Ticketing, Rechnungsfreigabe nach Schema): Tausende Firmen haben exakt dasselbe Problem. Hier gibt es reife Software für wenig Geld. Kaufen. Selbst bauen hieße, das Rad neu zu erfinden.
• Teilweise speziell (Standard-Kern, aber drei eigentümliche Sonderregeln): Standardtool als Basis, kleine Brücken selbst bauen. Mischform.
• Hochindividuell oder Wettbewerbsvorteil (Ihr Prozess ist genau das, womit Sie sich vom Markt abheben): Standardsoftware zwingt Sie in fremde Logik. Hier kann Eigenbau klar überlegen sein.

Faustregel: Was Standard ist, kauft man. Was Sie einzigartig macht, baut man — oder lässt es bauen und übernimmt es.

2. Volumen

Wie oft läuft der Prozess?

Volumen entscheidet, ob sich Fixkosten lohnen. Eine Eigenentwicklung hat hohe Anfangskosten und niedrige Grenzkosten. Eine gekaufte Lizenz hat niedrige Anfangskosten, aber laufende Kosten, die mit Nutzern oder Transaktionen steigen.

• Niedriges, seltenes Volumen: Eigenbau lohnt selten. Die Anfangsinvestition amortisiert sich nie. Kaufen — oder schlicht bleiben lassen.
• Hohes, gleichbleibendes Volumen: Hier zahlt sich Eigenbau aus. Die Fixkosten verteilen sich auf viele Durchläufe, während laufende Lizenzgebühren über Jahre wehtun würden.

3. TCO über drei Jahre

Das ist die Größe, an der die meisten scheitern: Sie vergleichen Lizenzpreis gegen Lizenzpreis — und übersehen die echten Kosten. Total Cost of Ownership heißt: alles, was über drei Jahre anfällt.

Beim Kaufen rechnen Sie:

• Lizenz- und Setup-Kosten
• laufende Gebühren mal 36 Monate (mit erwartetem Volumenwachstum)
• Datenmigration und Einrichtung
• Schulung der Mitarbeiter
• interner Betreuungsaufwand (jemand muss das Tool pflegen)

Beim Bauen rechnen Sie:

• einmalige Entwicklungszeit (Stunden mal interner Stundensatz, ehrlich geschätzt)
• jährliche Wartung — Faustregel: 15 bis 25 Prozent der Baukosten pro Jahr
• Hosting und Infrastruktur
• Personenrisiko (was kostet es, wenn der Erbauer geht?)

Erst diese beiden Summen sind vergleichbar. Sehr oft kippt die Entscheidung, sobald Wartung und Schulung mitgerechnet werden — in beide Richtungen.

Die Entscheidungslogik in vier Fragen

Wenn Engpass und Euro-Wert stehen, arbeiten Sie diese vier Fragen der Reihe nach ab.

Frage 1 — Ist es ein Standardprozess? Ja und hoch standardisiert → starke Tendenz Kaufen. Weiter zu Frage 3. Nein, hochindividuell → weiter zu Frage 2.

Frage 2 — Haben wir intern die Fähigkeit, es zu bauen und über drei Jahre zu warten? Ja → Bauen ist eine echte Option. Weiter zu Frage 3. Nein → entweder ein Standardtool an den Prozess anpassen, oder einen Berater für den einmaligen Bau plus internen Wissensaufbau holen. Nie eine Blackbox ohne Übergabe akzeptieren.

Frage 3 — Wie sieht die 3-Jahres-TCO im direkten Vergleich aus? Rechnen Sie beide Summen aus. Liegen sie nah beieinander (Differenz unter rund 20 Prozent), gewinnt fast immer Kaufen — wegen geringerem Risiko und schnellerem Start.

Frage 4 — Was passiert, wenn der Verantwortliche geht? Steht und fällt die Lösung mit einer Person, schlagen Sie auf die Make-Variante einen Risikoaufschlag — oder verlangen vom Berater eine saubere Dokumentation und Übergabe als Teil des Vertrags.

Ein illustratives Rechenbeispiel

Damit die Logik greifbar wird, ein durchgerechnetes Beispiel-Szenario. Es ist frei erfunden zur Veranschaulichung und beschreibt keinen realen Kundenfall.

Ein Maschinenbau-Betrieb mit 60 Mitarbeitern hat in der F-Phase die Angebotserstellung als teuersten Engpass identifiziert. In der L-Phase werden die Kosten beziffert: Drei Personen erstellen Angebote überwiegend manuell, jährlicher Aufwand grob 40.000 Euro an gebundener Arbeitszeit.

In der O-Phase wird zuerst aufgeräumt — Vorlagen vereinheitlicht, Preislogik dokumentiert. Erst danach steht die Make-vs-Buy-Frage:

• Kaufen (CPQ-Standardsoftware, also ein Tool zur automatischen Angebotskonfiguration): rund 9.000 Euro Lizenz pro Jahr, plus Setup und Schulung. 3-Jahres-TCO grob 35.000 Euro. Problem: Die spezielle Preislogik passt nur zu 70 Prozent.
• Bauen (No-Code-Konfigurator intern): einmalig rund 18.000 Euro Aufwand, plus etwa 4.000 Euro Wartung pro Jahr. 3-Jahres-TCO grob 30.000 Euro. Vorteil: Die Preislogik passt zu 100 Prozent. Risiko: Das Wissen hängt an einer Person.

Die Summen liegen nah beieinander. Den Ausschlag gibt der hohe Individualisierungsgrad der Preislogik — der gegen ein Standardtool spricht. Entscheidung in diesem Szenario: bauen, aber mit dokumentierter Übergabe, um das Personenrisiko zu entschärfen. Welche Variante in Ihrem konkreten Fall gewinnt, hängt komplett an Ihren Zahlen — und genau dafür gibt es den Rechner.

Genau einen Hebel — und dann messen

Egal wie Sie entscheiden: Setzen Sie pro Zyklus genau einen Hebel um. Nicht parallel ein Tool kaufen, einen zweiten Prozess umbauen und noch ein Skript schreiben. Wer drei Dinge gleichzeitig ändert und am Ende eine Verbesserung sieht, weiß nie, welche Maßnahme gewirkt hat — und welche nur Geld verbrannt hat.

In der W-Phase (Wire & Watch) messen Sie denselben Euro-Wert erneut, den Sie in der L-Phase ermittelt haben. Das ergibt ein echtes Vorher/Nachher in Euro statt einer Behauptung. Genau das unterscheidet die FLOW-Methode von der üblichen "Wir haben da was automatisiert"-Erzählung.

Wenn Sie tiefer in die konkrete Auswahl von No-Code-Plattformen einsteigen wollen, sobald die Make-vs-Buy-Richtung steht, hilft der Überblick Beste No-Code-Tools. Und wer prüfen will, ob ein Schritt überhaupt automatisierbar ist, bevor er kauft oder baut, findet im Artikel Prozesse automatisieren: Beispiele handfeste Ansatzpunkte.

Die kurze Checkliste vor jeder Entscheidung

• Engpass steht fest — genau einer, nicht fünf
• Ist-Kosten in Euro pro Jahr beziffert
• Prozess vorher aufgeräumt, nicht das Chaos automatisiert
• Standardisierungsgrad ehrlich eingeschätzt
• Volumen bekannt (wie oft läuft der Prozess?)
• 3-Jahres-TCO für beide Wege gerechnet, inkl. Wartung und Schulung
• Personenrisiko bewertet und ggf. mit Aufschlag oder Übergabe abgesichert
• Bei Berater: Dokumentation und Übergabe vertraglich festgehalten

Erst wenn alle Haken sitzen, ist Ihre Entscheidung mehr als ein Bauchgefühl.

Ihr nächster Schritt: die kostenlose FLOW-Diagnose

Die Make-vs-Buy-Frage ist nur so gut wie die Zahlen, auf denen sie steht. Wenn Sie den Engpass bereits kennen und in Euro beziffert haben, treffen Sie die Entscheidung Stück für Stück mit dem FLOW-Make-vs-Buy-Rechner — er führt Sie durch Standardisierungsgrad, Volumen und 3-Jahres-TCO.

Wenn Sie noch nicht wissen, welcher Prozess der teuerste ist oder was er kostet, fangen Sie eine Stufe früher an. Die kostenlose FLOW-Diagnose hilft Ihnen, den einen teuersten Engpass zu finden und ihn in Euro zu übersetzen — bevor Sie irgendetwas kaufen oder bauen. Erst messen, dann verfeinern.