10 Prozesse die Sie sofort automatisieren können [Mit Beispielen]
Sie wissen, dass Automatisierung Zeit spart - aber wo anfangen? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 10 Prozesse, die sich in fast jedem Unternehmen automatisieren lassen. Mit konkreten Beispielen und Tools, die Sie sofort nutzen können.
Warum Prozesse automatisieren?
Bevor wir in die Beispiele einsteigen, kurz die wichtigsten Vorteile:
- Zeitersparnis: Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch
- Weniger Fehler: Keine Tippfehler, keine vergessenen Schritte
- Skalierbarkeit: Der Prozess funktioniert bei 10 oder 1.000 Vorgängen gleich gut
- Mitarbeiterzufriedenheit: Weniger stupide Arbeit, mehr Zeit für Wichtiges
Die 10 besten Prozesse zur Automatisierung
1. Rechnungsfreigabe und -verarbeitung
Das Problem: Rechnungen kommen per E-Mail, werden ausgedruckt, von Hand geprüft, zur Unterschrift weitergereicht, eingescannt und dann bezahlt. Das dauert Tage.
Die Lösung:
- Rechnungen landen in einem digitalen Posteingang
- OCR erkennt automatisch Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer
- System prüft gegen Bestellungen/Verträge
- Bei Match: Automatische Freigabe bis Betrag X
- Bei Abweichung: Automatische Weiterleitung an zuständige Person
- Nach Freigabe: Automatische Buchung und Zahlung
Tools: Candis, GetMyInvoices, sevDesk, lexoffice
Ersparnis: 70-80% der Bearbeitungszeit pro Rechnung
2. Onboarding neuer Mitarbeiter
Das Problem: Neuer Mitarbeiter startet - IT braucht 3 Tage für den Laptop, HR vergisst die Zugänge, der Vorgesetzte hat keinen Einarbeitungsplan vorbereitet.
Die Lösung:
- HR trägt neuen Mitarbeiter ins System ein (Trigger)
- Automatisch werden erstellt:
- IT-Ticket für Hardware
- E-Mail-Konto
- Zugänge für relevante Tools
- Kalendereinträge für Einarbeitung
- Vorgesetzter bekommt Checkliste
- Neuer Mitarbeiter erhält Welcome-E-Mail mit allen Infos
Tools: Personio, BambooHR, Zapier/Make für Verknüpfungen
Ersparnis: 4-8 Stunden pro Neueinstellung
3. Lead-Qualifizierung
Das Problem: Vertrieb bearbeitet jeden Lead gleich - egal ob Konzern oder Einzelperson mit Hobby-Projekt.
Die Lösung:
- Lead füllt Formular aus (mit qualifizierenden Fragen)
- Automatisches Scoring basierend auf:
- Unternehmensgröße
- Budget
- Zeitrahmen
- Entscheidungsbefugnis
- Hot Leads: Sofortige Benachrichtigung an Vertrieb
- Warme Leads: Automatische E-Mail-Sequenz
- Kalte Leads: Nurturing-Kampagne
Tools: HubSpot, Pipedrive, ActiveCampaign
Ersparnis: Vertrieb fokussiert sich auf die richtigen 20%
4. Social Media Posting
Das Problem: Marketing postet manuell auf 5 Plattformen. Dauert jeden Tag 1-2 Stunden.
Die Lösung:
- Content wird einmal erstellt
- Automatische Anpassung für jede Plattform
- Geplante Veröffentlichung zur optimalen Zeit
- Automatisches Re-Posting von Evergreen-Content
- Engagement-Alerts für schnelle Reaktionen
Tools: Buffer, Hootsuite, Later, Publer
Ersparnis: 60-70% der Social-Media-Zeit
5. Kundensupport-Tickets
Das Problem: Alle Anfragen landen im gleichen Postfach. Support-Mitarbeiter sortieren manuell.
Die Lösung:
- Automatische Kategorisierung per KI
- Routing an zuständiges Team/Person
- Automatische Antworten für häufige Fragen
- Eskalation bei SLA-Verletzung
- Automatische Zufriedenheitsumfrage nach Lösung
Tools: Zendesk, Freshdesk, Intercom, Zammad
Ersparnis: 30-50% schnellere Reaktionszeit
6. Angebotserstellung
Das Problem: Vertrieb erstellt jedes Angebot von Hand. Copy-Paste aus alten Angeboten, manuelle Preisberechnung.
Die Lösung:
- Kunde beantwortet Fragen (online oder im Gespräch)
- System generiert automatisch passendes Angebot
- Korrekte Preise, Rabatte, Konditionen
- PDF-Erstellung mit Branding
- Automatische Nachfass-E-Mails wenn nicht reagiert
Tools: PandaDoc, Proposify, GetAccept
Ersparnis: 1-2 Stunden pro Angebot
7. Datensicherung und -synchronisation
Das Problem: Daten liegen in verschiedenen Systemen. Manuelle Exports und Imports.
Die Lösung:
- Automatische tägliche Backups aller Systeme
- Echtzeit-Synchronisation zwischen Tools
- Automatische Benachrichtigung bei Fehlern
- Versionierung für Wiederherstellung
Tools: Zapier, Make, n8n, Fivetran
Ersparnis: Datenverlust-Risiko eliminiert
8. Meeting-Planung
Das Problem: 10 E-Mails hin und her um einen Termin zu finden.
Die Lösung:
- Kalender-Link teilen
- Teilnehmer wählt freien Slot
- Automatische Einladung an alle
- Automatische Erinnerungen
- Bei Absage: Automatische Neuplanung
Tools: Calendly, Cal.com, HubSpot Meetings
Ersparnis: 15-30 Minuten pro Meeting
9. Bestandsverwaltung
Das Problem: Lager führt Excel-Listen. Bestellungen werden vergessen, Überbestände entstehen.
Die Lösung:
- Echtzeit-Bestandsübersicht
- Automatische Warnung bei Mindestbestand
- Automatische Bestellung bei definierten Lieferanten
- Verknüpfung mit Verkauf für Prognosen
Tools: Xentral, Billbee, JTL
Ersparnis: Keine Fehlbestände, 15-20% weniger Lagerkosten
10. Report-Erstellung
Das Problem: Jeden Montag 2 Stunden Excel-Berichte bauen.
Die Lösung:
- Daten werden automatisch aus allen Quellen gezogen
- Dashboards aktualisieren sich in Echtzeit
- Automatischer PDF-Export und Versand
- Alerts bei Abweichungen
Tools: Google Data Studio, Tableau, Power BI, Metabase
Ersparnis: 90% der Report-Zeit
Wie Sie den richtigen Prozess zur Automatisierung auswählen
Nicht jeder Prozess lohnt sich zur Automatisierung. Prüfen Sie:
Der Automatisierungs-Check:
- Häufigkeit: Wie oft läuft der Prozess? (täglich = hohe Priorität)
- Zeitaufwand: Wie lange dauert er manuell?
- Fehleranfälligkeit: Passieren oft Fehler?
- Regelbasiert: Folgt er klaren Regeln? (Wenn ja = gut automatisierbar)
- Kosten: Was kostet die Automatisierung vs. manueller Aufwand?
Die Faustformel:
Wenn ein Prozess mehr als 2x pro Woche läuft und mehr als 15 Minuten dauert, lohnt sich Automatisierung fast immer.
Erste Schritte zur Automatisierung
- Prozess dokumentieren: Wie läuft er aktuell ab?
- Schwachstellen identifizieren: Wo entstehen Verzögerungen/Fehler?
- Quick Wins finden: Was kann sofort automatisiert werden?
- Tool auswählen: Passendes Tool für den Use Case
- Pilotphase starten: Klein anfangen, dann ausweiten
Fazit
Automatisierung muss nicht kompliziert sein. Starten Sie mit einem der 10 Beispiele oben - vorzugsweise dem, der Sie am meisten nervt. Die Zeit-Investition zahlt sich meist innerhalb weniger Wochen aus.
Brauchen Sie Unterstützung bei der Automatisierung Ihrer Prozesse? Wir helfen Ihnen, die richtigen Prozesse zu identifizieren und umzusetzen - pragmatisch und ohne Overhead.