Prozessanalyse:
Der erste Schritt zur Optimierung
Bevor Sie optimieren können, müssen Sie verstehen. Eine gründliche Prozessanalyse zeigt Ihnen, wo Ihre Prozesse wirklich stehen - und wo die größten Verbesserungspotenziale liegen.
Die Prozessanalyse ist das Fundament jeder erfolgreichen Optimierung. Ohne sie tappen Sie im Dunkeln und optimieren möglicherweise an der falschen Stelle. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie Prozesse systematisch analysieren, welche Methoden sich bewährt haben und wie Sie die Ergebnisse in konkrete Maßnahmen übersetzen.
Was ist Prozessanalyse?
Prozessanalyse ist die systematische Untersuchung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken.
Dabei werden bestehende Abläufe dokumentiert, gemessen und bewertet. Die Analyse beantwortet Fragen wie: Wie läuft der Prozess tatsächlich ab? Wo entstehen Verzögerungen? Wo passieren Fehler? Welche Ressourcen werden eingesetzt? Was kostet ein Prozessdurchlauf?
Wann ist eine Prozessanalyse nötig?
- Vor jeder Prozessoptimierung oder Automatisierung
- Bei wiederkehrenden Qualitätsproblemen
- Wenn Durchlaufzeiten zu lang sind
- Bei Kostendruck und Effizienzproblemen
- Vor der Einführung neuer Software
- Bei organisatorischen Veränderungen
- Für ISO-Zertifizierungen und Audits
Ziele der Prozessanalyse
Transparenz schaffen
Verstehen, wie Prozesse wirklich ablaufen - nicht wie sie auf dem Papier stehen.
Schwachstellen erkennen
Engpässe, Medienbrüche, Wartezeiten und Fehlerquellen identifizieren.
Potenziale aufdecken
Konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen und Automatisierung finden.
Baseline für Optimierung
Messbare Ausgangswerte als Vergleichsbasis für spätere Verbesserungen.
Methoden der Prozessanalyse
Je nach Situation und Zielsetzung eignen sich unterschiedliche Analysemethoden:
Interviews und Workshops
Befragung der Prozessbeteiligten zu Abläufen, Problemen und Verbesserungsideen. Liefert wertvolle Einblicke in die Praxis.
Gut für: Erste Bestandsaufnahme, Verständnis der Praxis
Prozessbeobachtung
Direktes Beobachten der Prozessausführung vor Ort. Deckt Abweichungen zwischen Theorie und Praxis auf.
Gut für: Validierung von Prozessdokumentationen
Dokumentenanalyse
Auswertung bestehender Arbeitsanweisungen, Formulare und Systemdaten. Zeigt den dokumentierten SOLL-Zustand.
Gut für: Schnelle Erstübersicht
Prozessvisualisierung
Darstellung des Prozesses als Flowchart, BPMN-Diagramm oder Swimlane. Macht Abläufe und Schnittstellen sichtbar.
Gut für: Kommunikation und gemeinsames Verständnis
Kennzahlenanalyse
Erhebung und Auswertung von Prozesskennzahlen: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten, Mengen.
Gut für: Objektive Bewertung und Priorisierung
Process Mining
Automatische Analyse von Prozessdaten aus IT-Systemen. Rekonstruiert den tatsächlichen Prozessverlauf aus Logs.
Gut für: Große Datenmengen, IT-gestützte Prozesse
Ursachenanalyse
Methoden wie 5-Why, Ishikawa-Diagramm oder Pareto-Analyse zur Identifikation von Problemursachen.
Gut für: Tiefgehende Analyse von Qualitätsproblemen
Prozessanalyse in 6 Schritten
So gehen Sie systematisch vor:
Schritt 1: Prozess abgrenzen
Definieren Sie klar, welchen Prozess Sie analysieren. Wo beginnt er, wo endet er? Wer ist beteiligt? Was gehört dazu, was nicht? Klare Grenzen verhindern Scope Creep.
Schritt 2: Team zusammenstellen
Holen Sie die richtigen Leute an den Tisch: Prozessverantwortliche, ausführende Mitarbeiter, Schnittstellenpartner. Externe Perspektive hilft gegen Betriebsblindheit.
Schritt 3: IST-Prozess aufnehmen
Dokumentieren Sie, wie der Prozess tatsächlich abläuft - nicht wie er ablaufen sollte. Nutzen Sie Interviews, Beobachtung und Datenanalyse. Visualisieren Sie den Ablauf.
Schritt 4: Kennzahlen erheben
Messen Sie den Prozess: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Ressourceneinsatz, Kosten. Ohne Zahlen bleibt die Analyse subjektiv.
Schritt 5: Schwachstellen identifizieren
Analysieren Sie die Ergebnisse: Wo entstehen Wartezeiten? Wo passieren Fehler? Wo wird doppelt gearbeitet? Wo gibt es Medienbrüche? Priorisieren Sie nach Auswirkung.
Schritt 6: Ergebnisse dokumentieren
Fassen Sie Ihre Erkenntnisse zusammen: IST-Prozess, Kennzahlen, identifizierte Probleme, Verbesserungspotenziale. Das ist die Grundlage für die Optimierung.
Tools für die Prozessanalyse
Prozessvisualisierung
Tools zum Zeichnen von Flowcharts und BPMN-Diagrammen.
Lucidchart, Miro, Microsoft Visio, draw.io (kostenlos), BPMN.io
Process Mining
Software zur automatischen Prozessrekonstruktion aus Systemdaten.
Celonis, Signavio Process Intelligence, Minit, UiPath Process Mining
Dokumentation
Tools zur Dokumentation und Zusammenarbeit.
Confluence, Notion, SharePoint, Google Docs
Checkliste: Gute Prozessanalyse
- Prozessgrenzen klar definiert
- Alle relevanten Beteiligten einbezogen
- IST-Zustand dokumentiert (nicht SOLL)
- Prozess visualisiert (Flowchart/BPMN)
- Kennzahlen erhoben und dokumentiert
- Schwachstellen identifiziert und priorisiert
- Ergebnisse mit Team validiert
- Dokumentation für weitere Verwendung aufbereitet
Typische Schwachstellen die wir finden
Bei unseren Analysen stoßen wir immer wieder auf ähnliche Muster:
Medienbrüche
Daten werden von System A in Excel kopiert und von dort in System B eingegeben. Fehleranfällig und zeitraubend.
Doppelarbeit
Die gleichen Daten werden in verschiedenen Abteilungen separat erfasst. Inkonsistenzen und Mehraufwand.
Wartezeiten
Vorgänge liegen in Posteingängen oder warten auf Freigaben. Oft länger als die eigentliche Bearbeitungszeit.
Unklare Verantwortlichkeiten
'Das macht doch immer jemand' - aber niemand fühlt sich zuständig. Aufgaben bleiben liegen.
Manuelle Routinetätigkeiten
Repetitive Aufgaben, die eigentlich automatisiert laufen könnten. Verschwendete Arbeitszeit.
Viele Ausnahmen
Der Standardprozess wird selten durchlaufen. Jeder Fall ist 'besonders'. Zeichen für schlechtes Prozessdesign.
Häufige Fragen zur Prozessanalyse
Für einen einzelnen, überschaubaren Prozess rechnen Sie mit 2-5 Tagen. Komplexe Prozesse mit vielen Beteiligten und Schnittstellen brauchen 2-4 Wochen. Eine unternehmensweite Prozessaufnahme dauert entsprechend länger.
Die Menschen, die den Prozess kennen: ausführende Mitarbeiter, Teamleiter, Schnittstellenpartner. Auch Prozessleidende (z.B. Kunden des Prozesses) liefern wertvolle Perspektiven. Führungskräfte für Entscheidungen und Commitment.
Nicht zwingend, aber oft hilfreich. Externe bringen methodisches Know-how, Vergleichswerte aus anderen Unternehmen und einen neutralen Blick ohne Betriebsblindheit. Bei politisch heiklen Prozessen kann externe Moderation sinnvoll sein.
Ein Audit prüft die Einhaltung von Vorgaben (z.B. für ISO-Zertifizierung). Die Prozessanalyse geht tiefer: Sie untersucht, wie der Prozess funktioniert und wo Verbesserungspotenziale liegen.
Indem Sie die Analyse als ersten Schritt einer Optimierung begreifen - nicht als Selbstzweck. Definieren Sie vor der Analyse, was mit den Ergebnissen passieren soll. Planen Sie direkt die nächsten Schritte.
Fazit: Ohne Analyse keine Optimierung
Eine gründliche Prozessanalyse ist kein Luxus, sondern Voraussetzung für erfolgreiche Optimierung. Sie schafft Transparenz, identifiziert Probleme und liefert die Grundlage für zielgerichtete Maßnahmen. Investieren Sie die Zeit - sie zahlt sich mehrfach aus.
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