Einmal beschreiben. Vier Antworten. Auf Ihrem Rechner.

Einmal beschreiben, so wie es erzählt wird

• Eine Zeile je Schritt: Rolle, Dauer und Schmerzpunkt in derselben Zeile
• Oder aus Bausteinen: Schritte, Entscheidungen, Teilprozesse, Start und Ende
• Was niemand gesagt hat, steht als offene Frage auf der Liste, nicht als stille Null

Schreiben Sie den Ablauf so auf, wie er Ihnen erzählt wird: was passiert, wer es macht, womit, wie oft, wie lange, was schiefgeht und wer es sonst noch kann. Eine Zeile je Schritt, die Kette verdrahtet sich selbst. Wer lieber zeichnet, setzt dieselben Schritte aus Bausteinen zusammen. Kein BPMN-Studium nötig.

Stresstest statt Schätzung

• Last am starken Tag (P90) statt eines Mittelwerts
• Durchlaufzeit als P50, P90 und Extremtag statt Scheingenauigkeit
• Durchsatz, Tage über Kapazität und die verbleibende Reserve

Ein Stresstest über ein paar hundert zufällige Arbeitstage zeigt, welcher Schritt zuerst sättigt und wohin der Engpass danach wandert: mit der Last am starken Tag (P90), der Durchlaufzeit als Spanne bis zum Extremtag, dem Durchsatz und dem Anteil der Tage über Kapazität.

Last pro Rolle sichtbar machen

• Auslastung je Rolle in Prozent, farblich markiert
• Überlastete Rollen sofort erkennbar
• Belege für Umverteilung statt Bauchgefühl

Wer ist überlastet, wer hat Luft? Die Fachbereichs-Linse färbt die Auslastung je Rolle: locker unter 85 %, eng bis 100 %, darüber überlastet. Das ist die Grundlage, um Aufgaben neu zu verteilen, bevor Sie über neue Stellen oder Software nachdenken.

Medienbrüche und Automatisierungspotenzial in Euro

• Last pro System statt nur pro Person
• Medienbrüche dort sichtbar, wo Daten abgetippt werden
• Wert je Maßnahme in Euro pro Jahr, mit Spanne statt Punktwert

Die IT-Linse zeigt die Last je System und macht die Stellen sichtbar, an denen Daten von Hand ins nächste System wandern. Was das Schließen eines solchen Bruchs wert wäre, rechnet die Optionsliste in Euro pro Jahr aus. Vor der Digitalisierung, nicht danach.