Workflow-Management-System: Der ultimative Vergleich 2025
Die Wahl des richtigen Workflow-Management-Systems kann über Effizienz oder Chaos entscheiden. In diesem umfassenden Vergleich analysieren wir die 8 besten Lösungen für 2025 - von etablierten Platzhirschen bis hin zu spezialisierten Newcomern.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System (WMS) ist eine Software, die Geschäftsprozesse digitalisiert, automatisiert und überwacht. Es hilft Teams dabei, wiederkehrende Aufgaben zu strukturieren, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und den Überblick über den Fortschritt zu behalten.
Die Kernfunktionen eines modernen WMS umfassen:
- Prozess-Designer: Visuelle Erstellung von Workflows ohne Programmierung
- Aufgabenverwaltung: Zuweisung, Tracking und Eskalation von Aufgaben
- Automatisierung: Regelbasierte Aktionen und Trigger
- Benachrichtigungen: Automatische Erinnerungen und Updates
- Berichte & Dashboards: Echtzeit-Einblick in Prozessleistung
- Integrationen: Verbindung mit anderen Business-Tools
Unsere Vergleichskriterien
Wir haben jedes Tool nach folgenden Kriterien bewertet:
- Benutzerfreundlichkeit: Wie schnell kann ein Team produktiv werden?
- Funktionsumfang: Welche Features sind enthalten?
- Automatisierung: Wie leistungsfähig sind die Automatisierungsmöglichkeiten?
- Integrationen: Welche anderen Tools lassen sich anbinden?
- Preis-Leistung: Was bekommt man für sein Geld?
- Skalierbarkeit: Wächst das Tool mit dem Unternehmen?
Die 8 besten Workflow-Management-Systeme im Vergleich
1. Monday.com
Monday.com ist einer der bekanntesten Namen im Bereich Arbeitsmanagement. Die Plattform überzeugt durch eine intuitive, farbenfrohe Oberfläche und extreme Flexibilität.
Stärken:
- Sehr intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche
- Über 200 vorgefertigte Templates
- Starke Automatisierungsfunktionen ohne Code
- Umfangreiche Integrationen (Slack, Teams, Google, etc.)
- Gute mobile App
Schwächen:
- Kann bei komplexen Workflows unübersichtlich werden
- Preismodell wird bei größeren Teams teuer
- Manche Features nur in höheren Tarifen
Preise: Ab 9€/Nutzer/Monat (Basic), Business-Features ab 16€/Nutzer/Monat
Ideal für: Teams die Flexibilität und einfache Bedienung priorisieren. Marketing, HR, Projektmanagement.
2. Asana
Asana ist der Klassiker unter den Workflow-Tools und besonders stark im Projektmanagement. Die klare Struktur und die verschiedenen Ansichten (Liste, Board, Timeline, Kalender) machen es vielseitig einsetzbar.
Stärken:
- Sehr klare, aufgeräumte Oberfläche
- Starke Projektmanagement-Features
- Gute Timeline/Gantt-Ansicht
- Workflow-Builder für Automatisierungen
- Kostenloser Tarif für kleine Teams
Schwächen:
- Weniger flexibel als Monday bei individuellen Workflows
- Reporting könnte besser sein
- Komplexere Automatisierungen erfordern Business-Tarif
Preise: Kostenlos für bis zu 15 Nutzer, Premium ab 10,99€/Nutzer/Monat
Ideal für: Projektbasierte Teams, Software-Entwicklung, Agenturen.
3. Notion
Notion ist mehr als ein Workflow-Tool - es ist ein flexibles Workspace-System, das Dokumente, Datenbanken und Projektmanagement kombiniert. Für Teams, die Wissensmanagement und Workflows vereinen wollen, ist es eine exzellente Wahl.
Stärken:
- Extrem flexibel und anpassbar
- Kombiniert Docs + Datenbanken + Projektmanagement
- Starke Community mit Templates
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Relation-Datenbanken für komplexe Strukturen
Schwächen:
- Steile Lernkurve für fortgeschrittene Features
- Native Automatisierungen begrenzt
- Kann langsam werden bei sehr großen Datenbanken
Preise: Kostenlos für Einzelpersonen, Team ab 8$/Nutzer/Monat
Ideal für: Startups, wissensintensive Teams, Dokumentation + Workflows kombiniert.
4. ClickUp
ClickUp positioniert sich als "Eine App für alles" und versucht, möglichst viele Funktionen zu vereinen. Das macht es mächtig, aber auch komplex.
Stärken:
- Extrem umfangreiche Features
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Starke Automatisierungen
- Viele Ansichten (15+ verschiedene)
- Kostenloser Tarif sehr großzügig
Schwächen:
- Kann überwältigend sein für Einsteiger
- Performance manchmal langsam
- Zu viele Features können verwirren
Preise: Kostenloser Tarif verfügbar, Unlimited ab 7$/Nutzer/Monat
Ideal für: Power-User die ein All-in-One-Tool suchen. Technisch versierte Teams.
5. Airtable
Airtable ist die Brücke zwischen Spreadsheet und Datenbank. Für Teams, die strukturierte Daten verwalten und darauf Workflows aufbauen wollen, ist es unschlagbar.
Stärken:
- Perfekt für datenintensive Workflows
- Sehr flexible Datenmodellierung
- Starke API und Automationen
- Verschiedene Ansichten (Grid, Kanban, Galerie, etc.)
- Gute Excel/Sheets-Migration
Schwächen:
- Weniger intuitiv als Monday für einfache Workflows
- Preis steigt schnell bei mehr Daten
- Begrenzte native Projektmanagement-Features
Preise: Kostenlos bis 1.200 Records, Team ab 20$/Nutzer/Monat
Ideal für: Content-Management, CRM-Ersatz, Inventar, strukturierte Workflows.
6. ProcessMaker
ProcessMaker ist ein spezialisiertes BPM-Tool (Business Process Management) für Unternehmen, die ernsthafte Prozessautomatisierung benötigen.
Stärken:
- Professionelles Prozessmodellierung (BPMN 2.0)
- Starke Workflow-Engine
- Low-Code Entwicklung
- Enterprise-Features (Audit, Compliance)
- On-Premise oder Cloud
Schwächen:
- Steilere Lernkurve
- Höherer Preis
- Overkill für einfache Workflows
Preise: Auf Anfrage, typischerweise Enterprise-Pricing
Ideal für: Mittelstand und Enterprises mit komplexen, regulierten Prozessen.
7. Kissflow
Kissflow bietet eine gute Balance zwischen Einfachheit und Leistung. Es ist besonders stark bei der Digitalisierung von Genehmigungsprozessen und Formularen.
Stärken:
- Einfache Formular-Erstellung
- Gute Genehmigungsworkflows
- No-Code / Low-Code Ansatz
- Vorgefertigte Prozessvorlagen
Schwächen:
- Weniger bekannt, kleinere Community
- Begrenzte Integrationen
- UI könnte moderner sein
Preise: Ab 15$/Nutzer/Monat
Ideal für: HR-Prozesse, Genehmigungen, Anträge, mittelständische Unternehmen.
8. Nintex
Nintex ist ein Enterprise-Tool mit starkem Fokus auf Microsoft-Integration. Für Unternehmen, die bereits tief im Microsoft-Ökosystem sind, ist es eine naheliegende Wahl.
Stärken:
- Exzellente Microsoft 365 / SharePoint Integration
- Starke RPA-Funktionen
- Document Generation Features
- Enterprise-tauglich
Schwächen:
- Komplex in der Einrichtung
- Hoher Preis
- Beste Erfahrung nur im Microsoft-Kontext
Preise: Enterprise-Pricing auf Anfrage
Ideal für: Enterprises mit Microsoft-Stack, komplexe Dokumenten-Workflows.
Schnellvergleich: Alle Tools auf einen Blick
| Tool | Beste für | Preis ab | Lernkurve | Automatisierung |
|---|---|---|---|---|
| Monday.com | Allrounder | 9€/User | Niedrig | ★★★★☆ |
| Asana | Projektmanagement | Kostenlos | Niedrig | ★★★☆☆ |
| Notion | Docs + Workflows | Kostenlos | Mittel | ★★☆☆☆ |
| ClickUp | Power-User | Kostenlos | Hoch | ★★★★★ |
| Airtable | Datenbasierte WFs | Kostenlos | Mittel | ★★★★☆ |
| ProcessMaker | Enterprise BPM | Enterprise | Hoch | ★★★★★ |
| Kissflow | Genehmigungen | 15$/User | Niedrig | ★★★☆☆ |
| Nintex | Microsoft-Stack | Enterprise | Hoch | ★★★★★ |
Welches Tool passt zu Ihnen?
Für kleine Teams (< 20 Personen):
Empfehlung: Monday.com oder Asana
Beide bieten einen schnellen Einstieg, faire Preise und genug Funktionen für typische Team-Workflows. Monday ist flexibler, Asana strukturierter.
Für Startups und Tech-Teams:
Empfehlung: Notion oder ClickUp
Notion, wenn Sie Dokumentation und Workflows kombinieren wollen. ClickUp, wenn Sie maximale Funktionalität zum günstigen Preis suchen.
Für datenintensive Workflows:
Empfehlung: Airtable
Wenn Ihre Workflows stark von strukturierten Daten abhängen (Inventar, CRM, Content-Planung), ist Airtable unschlagbar.
Für Enterprises:
Empfehlung: ProcessMaker oder Nintex
Bei komplexen, regulierten Prozessen und hohen Compliance-Anforderungen führt kein Weg an Enterprise-Tools vorbei. Nintex, wenn Sie Microsoft nutzen.
Fazit
Die Wahl des richtigen Workflow-Management-Systems hängt stark von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Es gibt nicht "das beste" Tool - nur das beste Tool für Ihre Situation.
Unsere Empfehlung:
- Definieren Sie Ihre wichtigsten Use Cases
- Testen Sie 2-3 Tools mit kostenlosen Versionen
- Beziehen Sie Ihr Team in die Entscheidung ein
- Starten Sie klein und skalieren Sie bei Bedarf
Brauchen Sie Hilfe bei der Auswahl oder Implementierung? Wir unterstützen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Workflows - von der Analyse bis zur Umsetzung.