15 Workflow-Automatisierung Beispiele die Stunden sparen [2025]
Automatisierung klingt abstrakt - bis man konkrete Beispiele sieht. In diesem Artikel zeigen wir 15 Workflow-Automatisierungen aus der Praxis, die Unternehmen täglich Stunden sparen.
Jedes Beispiel enthält eine Beschreibung des Problems, der Lösung und der verwendeten Tools. Lassen Sie sich inspirieren!
Vertrieb & Marketing
1. Lead-Routing nach Region
Problem: Neue Leads aus dem Kontaktformular landen im allgemeinen Postfach. Jemand muss sie manuell dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zuweisen.
Automatisierung:
- Lead füllt Formular aus (inkl. PLZ)
- Automatische Erkennung der Region anhand PLZ
- Zuweisung an zuständigen Vertriebler
- Automatische Erstantwort an Lead
- Erinnerung an Vertriebler nach 24h ohne Reaktion
Tools: HubSpot, Pipedrive, oder Make + CRM
Zeitersparnis: 10-15 Minuten pro Lead
2. Social Media Content-Recycling
Problem: Guter Content wird einmal gepostet und dann vergessen. Niemand hat Zeit, alte Posts wiederzuverwenden.
Automatisierung:
- Neuer Blog-Artikel wird veröffentlicht
- Automatische Erstellung von 5 Social-Posts (verschiedene Formate)
- Posts werden über 4 Wochen verteilt geplant
- Nach 3 Monaten: Evergreen-Content wird erneut eingeplant
Tools: Buffer, Zapier, oder Make + Social Scheduler
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Woche
3. Webinar-Follow-Up
Problem: Nach dem Webinar vergehen Tage, bis Teilnehmer eine Zusammenfassung bekommen. Viele werden nie nachgefasst.
Automatisierung:
- Webinar endet
- Automatisch: Danke-E-Mail mit Recording-Link (nach 1 Stunde)
- Automatisch: Zusammenfassung + Ressourcen (nach 24 Stunden)
- Automatisch: Follow-up für No-Shows mit neuem Termin
- Hot Leads werden automatisch an Vertrieb übergeben
Tools: Zoom + HubSpot/ActiveCampaign + Make
Zeitersparnis: 3-4 Stunden pro Webinar
Personalwesen
4. Onboarding-Workflow für neue Mitarbeiter
Problem: Beim Onboarding werden Zugänge vergessen, Schulungen nicht geplant, der erste Tag ist chaotisch.
Automatisierung:
- HR trägt neuen Mitarbeiter ein (Startdatum)
- 2 Wochen vorher: IT erhält Ticket für Hardware + Zugänge
- 1 Woche vorher: Kalendereinträge für Einarbeitung werden erstellt
- Startdatum: Automatische Welcome-E-Mail mit allen Infos
- Nach 1 Woche: Feedback-Umfrage an neuen Mitarbeiter
- Nach 30 Tagen: Erinnerung an Vorgesetzten für Probezeitgespräch
Tools: Personio, BambooHR, oder n8n + HR-System
Zeitersparnis: 4-6 Stunden pro Neueinstellung
5. Urlaubsantrag-Prozess
Problem: Papierformulare, Unterschriftenmappen, Excel-Urlaubskalender der nie aktuell ist.
Automatisierung:
- Mitarbeiter stellt Antrag über Portal
- Automatische Prüfung: Resturlaub ausreichend?
- Automatische Benachrichtigung an Vorgesetzten
- Nach Genehmigung: Automatischer Kalendereintrag
- Automatische Aktualisierung des Urlaubskalenders
- Erinnerung 1 Woche vor Urlaubsbeginn
Tools: absence.io, Personio, oder Microsoft Power Automate
Zeitersparnis: 20-30 Minuten pro Antrag
6. Krankmeldungs-Workflow
Problem: Mitarbeiter meldet sich per WhatsApp krank. HR erfährt es zufällig. Dokumentation fehlt.
Automatisierung:
- Mitarbeiter meldet sich über App/Portal krank
- Automatische Benachrichtigung an Vorgesetzten und Team
- Automatische Benachrichtigung an HR
- Erinnerung am 3. Tag: AU-Bescheinigung hochladen
- Bei längerer Krankheit: Automatische BEM-Erinnerung
Tools: Personio, HRworks, oder eigener Workflow mit Forms + Make
Zeitersparnis: 15-20 Minuten pro Krankmeldung
Finanzen & Buchhaltung
7. Rechnungsfreigabe
Problem: Rechnungen liegen tagelang auf Schreibtischen. Niemand weiß, wer gerade genehmigen soll. Skontofristen werden verpasst.
Automatisierung:
- Rechnung wird eingescannt/empfangen
- OCR erkennt Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer
- Automatisches Matching mit Bestellung
- Unter 500€: Automatische Freigabe
- Über 500€: Weiterleitung an Budgetverantwortlichen
- Eskalation nach 48h ohne Reaktion
- Nach Freigabe: Automatische Buchung und Zahlung
Tools: Candis, Spendesk, oder GetMyInvoices + DATEV
Zeitersparnis: 5-10 Minuten pro Rechnung
8. Monatsabschluss-Checkliste
Problem: Jeden Monat die gleichen Aufgaben - und trotzdem wird was vergessen.
Automatisierung:
- Am 1. des Monats: Automatische Erstellung aller Aufgaben
- Zuweisung an verantwortliche Personen
- Automatische Erinnerungen bei Fälligkeit
- Statusübersicht für Finanzleitung
- Nach Abschluss: Automatische Archivierung
Tools: Asana, Monday.com, oder ClickUp mit Vorlagen
Zeitersparnis: 1-2 Stunden pro Monat
9. Spesenabrechnungen
Problem: Mitarbeiter sammeln Belege, füllen Excel aus, schicken per E-Mail. Buchhaltung tippt ab.
Automatisierung:
- Mitarbeiter fotografiert Beleg mit App
- OCR erkennt Daten automatisch
- Kategorisierung und Projektbezug
- Automatische Genehmigungsanfrage
- Nach Genehmigung: Automatische Buchung
- Automatische Auszahlung mit nächster Gehaltsabrechnung
Tools: Spendesk, Pleo, Moss
Zeitersparnis: 80% der bisherigen Bearbeitungszeit
Kundenservice
10. Ticket-Kategorisierung und Routing
Problem: Alle Anfragen landen im gleichen Postfach. Support-Mitarbeiter sortieren manuell.
Automatisierung:
- Kunde sendet Anfrage (E-Mail, Formular, Chat)
- KI analysiert Inhalt und kategorisiert
- Automatische Priorität basierend auf Kunde und Dringlichkeit
- Routing an zuständiges Team/Person
- Automatische Erstantwort mit geschätzter Bearbeitungszeit
- SLA-Tracking und automatische Eskalation
Tools: Zendesk, Freshdesk, Intercom
Zeitersparnis: 2-3 Minuten pro Ticket
11. Automatische FAQ-Antworten
Problem: 60% der Anfragen sind Standardfragen, die immer gleich beantwortet werden.
Automatisierung:
- Kunde stellt Frage
- KI erkennt Standardfrage
- Automatische Antwort mit Link zu Hilfe-Artikel
- "Hat das Ihre Frage beantwortet?"
- Bei "Nein": Weiterleitung an Menschen
- Bei "Ja": Ticket automatisch geschlossen
Tools: Intercom, Zendesk Answer Bot, Freshdesk Freddy
Zeitersparnis: 60% weniger Tickets für Menschen
12. Kundenfeedback-Sammlung
Problem: Kein systematisches Feedback. NPS wird vielleicht einmal im Jahr gemessen.
Automatisierung:
- Ticket wird geschlossen
- Nach 24h: Automatische Zufriedenheitsumfrage
- Bei schlechter Bewertung: Automatische Eskalation
- Monatliches automatisches Reporting
- Trigger für Follow-up bei Promotern
Tools: Delighted, Typeform + Make, HubSpot
Zeitersparnis: Kontinuierliches Feedback ohne Aufwand
Operations & IT
13. System-Monitoring und Alerting
Problem: IT erfährt von Problemen erst, wenn User sich beschweren.
Automatisierung:
- Kontinuierliche Überwachung aller Systeme
- Bei Anomalie: Automatisches Ticket erstellen
- Automatische Benachrichtigung an zuständigen Admin
- Bei kritischen Problemen: Eskalation an On-Call
- Automatische Status-Page Aktualisierung
- Post-Incident-Report-Template erstellen
Tools: Datadog, PagerDuty, oder Uptime Robot + Slack
Zeitersparnis: Schnellere Reaktion, weniger Ausfallzeit
14. Backup-Verifizierung
Problem: Backups laufen - aber niemand prüft, ob sie funktionieren.
Automatisierung:
- Nächtliches Backup läuft
- Automatischer Restore-Test auf Testsystem
- Automatische Prüfung: Daten vollständig?
- Bei Erfolg: Log-Eintrag
- Bei Fehler: Sofortige Benachrichtigung an IT
- Wöchentlicher automatischer Report
Tools: Custom Scripts + Monitoring, oder Cloud-Backup-Lösungen
Zeitersparnis: Sicherheit ohne manuellen Aufwand
15. Software-Lizenz-Tracking
Problem: Lizenzen laufen aus ohne Warnung. Oder: Es werden mehr Lizenzen bezahlt als genutzt.
Automatisierung:
- Zentrale Erfassung aller Lizenzen
- 90 Tage vor Ablauf: Automatische Erinnerung
- 30 Tage vor Ablauf: Eskalation
- Monatlicher Abgleich: Lizenzen vs. aktive Nutzer
- Automatischer Report über Einsparpotenziale
Tools: Zylo, Productiv, oder Airtable + Make
Zeitersparnis: Vermeidung von Kosten und Ausfällen
So starten Sie mit Workflow-Automatisierung
Schritt 1: Schmerzpunkte identifizieren
Fragen Sie sich und Ihr Team:
- Welche Aufgaben sind am nervigsten?
- Was machen Sie jeden Tag/jede Woche gleich?
- Wo passieren die meisten Fehler?
Schritt 2: Einfach anfangen
Wählen Sie eine Automatisierung mit:
- Klarem, häufigem Trigger
- Einfacher Logik
- Messbarem Ergebnis
Schritt 3: Tool auswählen
Für den Einstieg empfehlen wir:
- Make: Flexibel, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Zapier: Einfach, große App-Bibliothek
- Power Automate: Ideal für Microsoft-Umgebungen
Schritt 4: Iterativ verbessern
Nach der ersten Automatisierung:
- Messen Sie die Ersparnis
- Sammeln Sie Feedback
- Erweitern Sie schrittweise
Fazit
Workflow-Automatisierung ist keine Raketenwissenschaft. Mit den richtigen Tools und einem klaren Fokus können Sie schon heute Zeit sparen - und Ihrem Team die nervigen Aufgaben abnehmen.
Starten Sie mit einem der 15 Beispiele oben. Wählen Sie das, was Sie am meisten nervt, und automatisieren Sie es. Der Rest kommt von allein.
Sie brauchen Unterstützung bei der Umsetzung? Wir helfen Ihnen, die richtigen Automatisierungen zu identifizieren und umzusetzen - pragmatisch und schnell.