Digitalisierung im Unternehmen: Wo anfangen? [Leitfaden 2025]

"Wir müssen digitalisieren" - diesen Satz hört man in fast jedem Unternehmen. Aber was bedeutet das konkret? Und vor allem: Wo fängt man an, wenn alles wichtig erscheint?

Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen pragmatischen Fahrplan für die Digitalisierung - ohne Buzzwords, ohne Überforderung, mit konkreten ersten Schritten.

Was bedeutet Digitalisierung im Unternehmen?

Digitalisierung ist mehr als "alles in die Cloud schieben". Es geht darum, Geschäftsprozesse mit digitalen Technologien effizienter, schneller und fehlerfreier zu gestalten.

Die drei Ebenen der Digitalisierung:

1. Digitalisierung von Dokumenten: Papier wird digital (Rechnungen, Verträge, Akten)
2. Digitalisierung von Prozessen: Abläufe werden automatisiert (Freigaben, Bestellungen, Reporting)
3. Digitale Geschäftsmodelle: Neue Produkte und Services entstehen (Self-Service Portale, digitale Produkte)

Die meisten Unternehmen starten bei Ebene 1 - und das ist völlig richtig.

Die 5 größten Fehler bei der Digitalisierung

Bevor wir zum "Wie" kommen, hier die häufigsten Stolperfallen:

Fehler 1: Alles auf einmal wollen

"Wir führen ein neues ERP, CRM, DMS und Projektmanagement-Tool ein - gleichzeitig." Das Ergebnis: Überforderung, Widerstand, Chaos.

Besser: Ein Projekt nach dem anderen. Erst wenn das läuft, kommt das nächste.

Fehler 2: Technologie vor Prozess

Ein neues Tool löst keine schlechten Prozesse. Es macht sie nur schneller schlecht. Erst den Prozess verstehen und optimieren, dann digitalisieren.

Besser: Prozesse aufräumen, bevor Sie digitalisieren.

Fehler 3: IT entscheidet allein

Die IT wählt das Tool, die Fachabteilung soll es nutzen. Das funktioniert selten. Die Nutzer kennen ihre Anforderungen am besten.

Besser: Fachabteilungen einbinden, IT unterstützt.

Fehler 4: Keine Quick Wins

Zwei Jahre Projektlaufzeit, dann das große Go-Live. Bis dahin ist die Motivation weg und die Anforderungen haben sich geändert.

Besser: Kleine Erfolge in 4-8 Wochen, dann iterativ erweitern.

Fehler 5: Change Management vergessen

Das beste Tool nützt nichts, wenn niemand es nutzt. Menschen brauchen Zeit, Schulung und Unterstützung.

Besser: Von Anfang an Mitarbeiter mitnehmen.

Wo anfangen? Der Digitalisierungs-Kompass

Nicht jeder Prozess eignet sich gleich gut für die Digitalisierung. Nutzen Sie diese Matrix:

Hohe Priorität (sofort starten):

• Häufigkeit: Läuft täglich oder wöchentlich
• Schmerz: Nervt Mitarbeiter massiv
• Aufwand: Einfach umsetzbar
• Impact: Spart viel Zeit/Geld

Mittlere Priorität (als nächstes):

• Läuft monatlich
• Ist ineffizient, aber erträglich
• Braucht etwas Vorbereitung
• Bringt spürbaren Nutzen

Niedrige Priorität (später):

• Läuft selten
• Funktioniert einigermaßen
• Ist komplex umzusetzen
• Nutzen ist unklar

Die Top 10 Digitalisierungs-Projekte für den Start

Basierend auf unserer Erfahrung - hier die Projekte mit dem besten Aufwand-Nutzen-Verhältnis:

1. Digitale Rechnungsverarbeitung

Ist-Zustand: Rechnungen per Post/E-Mail, manuelles Abtippen, Papierordner, lange Freigabewege.

Soll-Zustand: Automatische Erfassung, digitale Freigabe, direkte Buchung.

Tools: Candis, GetMyInvoices, DATEV Unternehmen Online

Zeiteinsparung: 5-10 Minuten pro Rechnung

2. Digitale Personalakte

Ist-Zustand: Papierakten im Schrank, keine Übersicht, DSGVO-Risiko.

Soll-Zustand: Zentrale digitale Ablage, Zugriffsrechte, automatische Archivierung.

Tools: Personio, HRworks, Haufe Personal Office

Nutzen: Compliance, schneller Zugriff, weniger Platz

3. Digitale Vertragsablage

Ist-Zustand: Verträge in verschiedenen Ordnern, keine Fristenwarnungen, schwierige Suche.

Soll-Zustand: Zentrale Ablage, automatische Erinnerungen, Volltextsuche.

Tools: ContractHero, Fabasoft, M-Files

Nutzen: Nie wieder Fristen verpassen

4. Digitale Zeiterfassung

Ist-Zustand: Excel-Listen, Stundenzettel, manuelle Übertragung.

Soll-Zustand: Digitale Erfassung, automatische Auswertung, Projektzeiten.

Tools: Clockodo, Toggl, TimeTac

Nutzen: Genaue Projektkosten, weniger Aufwand

5. Digitaler Urlaubsantrag

Ist-Zustand: Papierformulare, Unterschriftenläufe, Excel-Kalender.

Soll-Zustand: Online-Antrag, automatische Genehmigung, Kalender-Integration.

Tools: absence.io, Personio, HRworks

Nutzen: Minuten statt Tage für Genehmigung

6. Digitales Onboarding

Ist-Zustand: Checklisten auf Papier, vergessene Zugänge, chaotischer erster Tag.

Soll-Zustand: Automatische Workflows, alle Zugänge bereit, strukturierte Einarbeitung.

Tools: Personio, BambooHR, eigene Workflows

Nutzen: Besserer erster Eindruck, schnellere Produktivität

7. Digitale Formulare

Ist-Zustand: Word-Formulare, manuelles Ausfüllen, E-Mail-Versand.

Soll-Zustand: Online-Formulare, automatische Weiterleitung, Datenspeicherung.

Tools: Microsoft Forms, Typeform, JotForm

Nutzen: Weniger Fehler, schnellere Bearbeitung

8. Digitale Freigabeprozesse

Ist-Zustand: Unterschriftenmappen, Warteschleifen, keine Transparenz.

Soll-Zustand: Digitale Genehmigung, Eskalation bei Verzug, volle Nachverfolgung.

Tools: DocuSign, Signavio, eigene Workflows

Nutzen: Tage werden zu Stunden

9. Digitale Kundenkommunikation

Ist-Zustand: E-Mails im persönlichen Postfach, keine Übersicht, verlorene Historie.

Soll-Zustand: Gemeinsamer Posteingang, Tickets, automatische Zuordnung.

Tools: Zendesk, Freshdesk, HubSpot Service Hub

Nutzen: Schnellere Reaktion, kein Informationsverlust

10. Digitales Wissensmanagement

Ist-Zustand: Wissen in Köpfen, auf lokalen Laufwerken, in E-Mails versteckt.

Soll-Zustand: Zentrale Wissensbasis, leicht durchsuchbar, aktuell gehalten.

Tools: Notion, Confluence, Slite

Nutzen: Weniger Fragen, schnellere Einarbeitung

Der 90-Tage-Digitalisierungs-Plan

Ein konkreter Fahrplan für Ihren Start:

Woche 1-2: Analyse

• Schmerzpunkte sammeln (Was nervt am meisten?)
• Prozesse auflisten die digitalisiert werden könnten
• Quick Wins identifizieren
• Stakeholder informieren

Woche 3-4: Priorisierung

• Projekte nach Aufwand/Nutzen bewerten
• Erstes Projekt auswählen
• Anforderungen definieren
• Tools evaluieren

Woche 5-8: Pilotprojekt

• Tool einrichten
• Pilotgruppe schulen
• Feedback sammeln
• Anpassungen vornehmen

Woche 9-12: Rollout

• Auf alle Nutzer ausweiten
• Schulungen durchführen
• Alten Prozess abschalten
• Erfolg messen und kommunizieren

Kosten der Digitalisierung

Eine realistische Einschätzung für typische Projekte:

Projekt	Toolkosten/Monat	Einführungsaufwand	Amortisation
Rechnungsverarbeitung	50-200€	2-4 Wochen	3-6 Monate
Digitale Personalakte	3-8€/Mitarbeiter	4-8 Wochen	6-12 Monate
Zeiterfassung	5-10€/Mitarbeiter	1-2 Wochen	1-3 Monate
Urlaubsanträge	2-5€/Mitarbeiter	1-2 Wochen	1-2 Monate
Wissensmanagement	8-15€/Nutzer	4-8 Wochen	3-6 Monate

Change Management: Mitarbeiter mitnehmen

Die beste Technologie scheitert ohne Akzeptanz. So nehmen Sie Ihr Team mit:

1. Früh kommunizieren

Nicht am Go-Live-Tag überraschen. Schon in der Planungsphase informieren.

2. Nutzen erklären

Nicht "wir müssen digitalisieren", sondern "ihr verbringt weniger Zeit mit nerviger Ablage".

3. Ängste ernst nehmen

"Werden wir ersetzt?" - Diese Sorge ist real. Adressieren Sie sie direkt.

4. Champions identifizieren

In jedem Team gibt es Technik-Affine. Machen Sie sie zu Multiplikatoren.

5. Schulung anbieten

Nicht erwarten, dass alle sofort verstehen. Zeit und Unterstützung geben.

6. Feedback einbauen

Nutzer wissen am besten, was funktioniert und was nicht.

Checkliste: Sind Sie bereit für die Digitalisierung?

• Geschäftsführung steht hinter dem Projekt
• Budget ist vorhanden
• Verantwortlicher ist benannt
• Schmerzpunkte sind bekannt
• Quick Win ist identifiziert
• Team ist informiert
• Zeit für Umsetzung ist eingeplant

Wenn Sie mindestens 5 Punkte abhaken können, sind Sie bereit zu starten.

Fazit

Digitalisierung muss nicht überwältigend sein. Der Schlüssel liegt darin:

1. Klein anfangen - ein Projekt, ein Quick Win
2. Prozess vor Tool - erst aufräumen, dann digitalisieren
3. Menschen mitnehmen - Change Management ist keine Option
4. Iterativ vorgehen - nach jedem Erfolg das nächste Projekt

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen Ihnen die Quick Wins mit dem besten ROI - pragmatisch und ohne Overhead.